Secretaresse

Secretaresse

Uren per week: Circa 24 - 32 (in overleg)
Opleidingsniveau: Minimaal MBO

Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en proactieve secretaresse die ons team komt versterken bij ons gerenommeerde architectenbureau. Als onderdeel van ons dynamische team zul je niet alleen de traditionele taken van een secretaresse vervullen, maar ook een actieve rol spelen in het ondersteunen en faciliteren van de dagelijkse werkzaamheden binnen het bureau.

Wat ga je doen?

Als secretaresse vervul je een gevarieerd takenpakket. Het is van essentieel belang dat je in staat bent het overzicht te behouden en met precisie te werken. Onze klanten waarderen een vriendelijke en beleefde benadering wanneer ze contact opnemen; jij bent hun eerste aanspreekpunt. Als het gaat om bezoekende klanten, fungeer je als representatieve gastvrouw die hen begeleidt naar hun bestemming. In je rol als secretaresse vorm je, samen met je directe collega, het kloppende hart van de organisatie. 

Welke verantwoordelijkheden heb je?

• Onderhoud zakelijke communicatie per e-mail en telefoon. Je bent vaak het eerste aanspreekpunt voor externe contacten. 
• Beheer de agenda's van teamleden en zorg voor een doeltreffende planning van afspraken, vergaderingen en deadlines. 
• Coördineer facilitaire diensten zoals kantoorbenodigdheden, schoonmaak, en onderhoud. Zorg ervoor dat de werkomgeving goed is uitgerust en aangenaam is voor alle medewerkers. 
• Zorg voor een systematische archivering van documenten en informatie, zodat deze gemakkelijk toegankelijk zijn voor het team. 
• Bied administratieve ondersteuning aan projectteams. 
• Assisteer bij het beheren van het budget voor facilitaire zaken, inclusief het vergelijken van offertes en het bewaken van kosten. 
• Plan en organiseer zakelijke evenementen, vergaderingen, of bijeenkomsten. 

Deze combinatie van secretariële en facilitaire taken draagt bij aan een goed georganiseerd en functioneel architectenbureau.

Wat breng je mee?

• Ervaring als secretaresse. 
• Uitstekende organisatorische vaardigheden en oog voor detail. 
• Proactieve instelling en bereidheid om diverse taken (ad-hoc) op te pakken. 
• Communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. 
• Vaardigheid in het gebruik van Microsoft Office en andere relevante software. 
• Flexibel en in staat om effectief te multitasken. 

Wat bieden wij jou?

• Afwisselende werkzaamheden waarbij je het hart van de organisatie bent. 
• Gezellige, betrokken collega’s en een prettige, professionele werksfeer. 
• Een fijne werkplek in Naaldwijk. 
• Opleidingsbudget om je verder te ontwikkelen. 
• Een marktconform salaris, passend bij jouw ervaring en volgens de cao voor architectenbureaus.